眼界
农村寒门子弟最大的障碍

如何写好一封邮件

Derek Yang last updated on 2017-07-09.

发布「眼界」计划之后,我收到很多邮件,大部分有各种各样的问题,完全得体的很少,因此我专门说一下这个事情,希望能对大家有所帮助。本文适用的对象是高年级学生、正在求职的应届毕业生和职场新人

我刚收到的一封邮件回复

From: xxx@163.com
Subject: Re:Re: 来自xxx的邮件
To: Derek Yang

很抱歉最近几天没查看邮箱,回复的晚了
我现在就读于 XXX 大学,专业是财务管理
毕业后打算读研究生,因为大学在全国范围内知名度并不高,如果仅仅依靠 XXX 大学的本科文凭找工作,我并不认为我可以找到理想的工作,所以我需要到知名度更高一点的学校读研究生。
至于找工作,我现在还没太多想法,我对我所学的专业了解还不深,只是大体知道方向,或者是进企业,或者是会计事务所,或者是银行,这是我觉得我通过努力有可能实现的。
至于我现在做的对以后找工作有帮助事,实在是很少。我坚持每天读书,不过大部分都是文学类的,所以我认为对以后的工作并不会有太多帮助。我一直都在练习英语口语,看欧美电影,每天说英语,这大概是唯一可能有帮助的事了吧

我把这封邮件拿出来说,绝对不是想指责这位同学。我也曾漫不经心甚至年少轻狂,根本不会想这些小事有什么好计较。但是现在,我明确告诉这位同学,「如果你是来我团队求职,这封邮件会给我留下负面的印象」。如果她从现在开始注意这些事情,几年后毕业,她的求职非常得体,而其他很多毕业生是这样的邮件,那么她拿到面试机会和 offer 的可能性会更大。

简单修改一下会怎样?

Subject: Re: 申请参加眼界计划
To: Derek Yang

Derek 您好,

很抱歉最近几天没查看邮箱,回复得晚了。

我现在就读于 XXX 大学,专业是财务管理。我打算毕业后读研究生,因为 XXX 大学在全国范围内知名度不高,仅靠 XXX 大学的本科文凭,我担心很难找到理想工作,所以我想争取到更好的大学读研究生。

关于工作,我现在还没有明确的想法,只是想过大概的方向,包括进企业、会计事务所、或者银行,我觉得自己通过努力比较有把握能实现。

我现在做的准备工作好像也很少。我坚持每天读书,不过大部分都是文学类,可能对以后的工作不会有太多帮助。我一直都在练习英语口语,包括有意识地看欧美电影,我觉得这对以后找工作可能有帮助。您有什么好的建议吗?

谢谢您的时间!

签名

我花几分钟简单调整了一下,并没有很大的改动,主要是格式和措辞,比原邮件要好很多。

区别在哪里?

写邮件的常见礼仪和注意事项

邮件标题

我的公司邮箱每天会收到100+邮件,每天上班第一件事就是花十几分钟清理未读邮件,很多邮件我看一眼发件人和标题就会直接删除,不会打开看。

通常情况下,邮件标题宜简明清楚,让收件人一眼就能看出来是什么事。以上面的例子为例:除非你是耳熟能详的名人,或者是我的亲戚朋友,否则「来自XXX的邮件」并没有提供任何有用的信息,而「申请参加眼界计划」能让我一眼就看出来这封邮件是关于什么事情。

很多 HR 和群组邮箱每天会收到更多邮件。我部门处理客户沟通的邮箱每天会收到几千封邮件。如果你的邮件标题不知所云,繁忙的收件人可能没有兴趣打开,或当作垃圾邮件直接删除;就算打开看了,如果你的邮件写得不好,也会留下负面的印象,在求职和日常工作中应该避免这样的败笔。另外:

收件人、抄送和暗送

你发出去的每一封邮件,都要假定会被所有人看到。通常情况下,公司邮箱属于公司财产,公司有权利(并且有能力)查看员工的所有邮件往来,因此不要用公司邮箱写私人邮件,以及讨论任何可能给你的工作和职场生涯带来负面影响的事情。如果不确定的话,先问问自己:如果这封邮件被我老板以及全体同事看到,会给我带来麻烦吗?

即使是私人邮箱,留下这种「白纸黑字」的证据也要小心。通常情况下,如果有什么话不想被别人听到,最好的办法就是不说;如果你觉得这封邮件被其他人看到可能不好,最好的办法就是不要写,而不是相信「我只发给他一个人应该没事吧?」

邮件正文

称呼

如果是给长辈、老师、上级、领导、客户的邮件,正文和称呼都应该保持略微正式和尊敬的语气,否则可能会引起对方的不适。当然,很多高级管理人员可能不会在意这些细节,但学生或职场新人应该养成良好习惯,哪怕对方是平级、甚至级别比你低的同事。

比较正式的邮件,可以用「尊敬的客户」这样的语气。没那么正式的邮件,最常见的是「XXX 您好!」我个人其实完全不介意「你」还是「您」,但如果你是晚辈、下级、学生,在不是很确定的情况下还是用「您」,因为有些人会觉得「你」过于随意、不尊重。

如果知道对方的性别,可以用「X 先生/女士您好」。如果对方习惯用英文名字,可以直接称呼名字如「Derek 您好!」或「Hi Derek」。很多中文名字男女皆可,在不确定对方性别的时候不要称呼「先生/女士」,如果搞错了轻则尴尬、重则可能引起对方恼怒。学生或初入职场的新人,实在不知道怎么称呼时可以叫「XX 老师」,就算不是每个人都喜欢别人叫自己「老师」,但是一般来说不会有人觉得尴尬或不妥。

作为学生求职或新人,只有对方是私人好友,或者是关系很好的平级,才可以不加称呼。

比较正式的英文邮件,如果不知道具体的收件人,可以说「Dear Sir or Madam」或更宽泛的「To Whom This May Concern」。如果对方有具体的收件人,可以说「Dear Mr. Last Name」或「Dear First Name」。如果对方是女性,在不熟悉的情况下直接称呼「Dear First Name」,不要用 Mrs. / Miss。稍微再随意一点,可以用「Hi First Name」;给一群人邮件可以用「Dear All / Hi All / Hi Team」之类。更随意一点,可以说「Hi There / Hey First Name」,但是学生和新人不建议用。

最重要的一点:不管是中文还是英文,名字绝对不能写错,包括大小写。如果我收到一封求职邮件上来是「Hi Derrick」或「dear derek」,我的第一印象就非常不好。

正文

邮件的正文可以千变万化,没有固定的格式或要求。就好比写文章,有七律有小说有散文有议论文,有的是为了抒发情感,有的是为了讨论问题,有的是为了留名千古,既没必要、也做不到千篇一律。但是,职场邮件往来常见的一些注意事项包括:

举个例子吧。你在听完一场创业讲座后,和人脉颇广的演讲嘉宾在台下交流了10分钟。他觉得你的项目不错,答应可以将你的团队信息介绍给天使投资人A、投资机构B、和供应商合作方C,让你回去发详细资料到他的邮箱。然后你开开心心地回去发了你的项目简介到他的邮箱,内容大意是说:

「很高兴今天和你Blahblahblah。我们的项目是Blahblahblah,怎么怎么Blahblahblah,已经获得了Blahblahblah。附件中是详细的项目资料。谢谢您的帮助!今后咱们Blahblahblah。」

后来,就没有后来了。然后你就开始想,「XXX看上去乐善好施的,其实也不过如此」。如果你这样想的话,请你站在这位可怜的演讲嘉宾的角度想一想——

他在当天清理邮件的过程中,看到你的这封邮件以后,需要(1)先思考他当时究竟答应你要介绍给哪些个人,关联点究竟是什么(2)找到这三个联系人的邮箱(3)分别写三封独立的邮件给这三个人来介绍你的这个项目和他们的关系。这至少是半个小时的时间投入,你真以为人家是你干爹啊。光在发邮件的时候说「我知道您是个大忙人」,其实只是停留在了一种被动恳求的口吻上,跟伸手要钱其实是同一种精神。

很多人其实都是愿意帮助他人的,但前提是你必须要努力地让对方可以更容易地帮助到你。所以你可以怎么做呢?你回去以后,应该发四封邮件:

第一封:「很高兴今天和你 Blahblahblah。我们的项目是X,您提到了可以我们的项目可能会让天使投资人A、投资机构B、和供应商合作方C感兴趣。接下来我会发三封您独立的邮件给您,分别是写给A、B、C的。这三封邮件都是可以被直接转发的格式。谢谢您的帮助!」

第二、第三、第四封在内容和措辞上分别是写给A、B、C,简洁阐述你的项目和他们的关系,并且保证格式完整,让你的联系人可以直接转发。

格式

问候

「Dear XXX」和「XXX 您好」这属于最基本的问候语,邮件开头可以视情形再加一句问候,如英文常见的「Hope this email finds you well」。当然,如果是若干封邮件往来,通常只有第1封客套一下,不用每封都这样。

邮件结尾的问候更为常见,英文最简单的「Thanks」或「Best Regards」。有些人喜欢用简写如「thx」和「BR」,在我看来还不如不用,职场新人应该避免。中文最简单的「谢谢!」你总会写吧,比较正式一点的商业邮件「顺颂商祺」之类也很常见,但是需要注意身份,如果对方是政府官员、学者当然就不合适。

比较好的问候语,并不一定是最恭敬、最谦卑,当然更不是「谢」字越多、感叹号越多,而是恰到好处。比如有位读者周五给我发邮件,结尾说「祝您有个愉快的周末!」我当时看了就会心一笑(如果你有事相求,这种情形下我更有可能愿意帮忙)。这句话很普通,放在周五很合适,其实特别简单,但是我经常收到的读者邮件没几个人能做到。比如我给老板写邮件,刚好前两天在 Facebook 上看到他女儿病了,所以结尾的时候我就顺便祝她女儿早日康复。

签名

公司通常都有固定的格式和要求。如果是私人邮箱,Outlook、Gmail 等工具都可以设定签名,新建邮件时自动会添加,转发和回复时通常还可以设置另外的签名,原因是新建邮件的签名一般比较正式、信息更多,而回复和转发时可以用较简单、信息较少的签名。

签名一般包括姓名、职务、英文很多人还会加上学位如 PhD/MBA 等、就职公司或学校、联系方式等。电话格式我一般这样:

签名我通常建议不要用图片,因为在很多收件人端不会正常显示或被自动屏蔽、删除。如果会在手机上收发邮件,我建议改掉自带的 "Sent from iPhone" 等签名。

我的 dy@yanjie.us 邮箱签名很简单:「Derek Yang | 眼界计划 | https://yanjie.us」。

操作顺序

  1. 如果有附件,先添加附件,因为附件最容易忘记。
  2. 再写标题和正文,写完之后检查至少一遍。至于先写标题还是先写正文,就跟写文章一样,优劣并无定论。
  3. 收件人邮箱最后填写,这样的话在你邮件没写完的时候不会误操作发出去。现在的邮箱格式一般都是把收件人、标题放上面,正文放下面,所以很多人自然而然从上到下,先写收件人,再写标题,最后才写正文,这是错误的设计、错误的习惯。

如果是回复对方的邮件,打算写很多文字,或者要花很长时间来写的话,有两种操作方式:

邮件写完之后一定要检查!越是重要的邮件,检查次数应该越多,包括是否有错别字,标点符号是否正确,语气是否得当,用词、组织、顺序、逻辑是否还能改进等。求职邮件有几个错别字很可能并不影响你的工作能力,但是却反映了你的态度和习惯。如果你邮件里有多处明显的语法错误,说明你根本没有仔细检查,要么是不重视我们的机会,要么是平时的工作习惯就不好,不管怎样我对你的印象都会大打折扣。

发件人的邮箱

公司邮箱通常有固定的格式,可能也没什么选择。用私人邮箱应该注意:

因为有些小邮件提供商可能被收件人的防火墙屏蔽。如果人在美国求职,用 Gmail 很显然好于 QQ.com 邮箱或其他不知名的中国邮箱。慎用自己的博客邮箱,尤其是域名比较奇怪的那种,如 @xxx.ru, @xxx.info, @123xxx.name,就算没被防火墙拦截,看上去也很像垃圾邮件。

Mr.Derek.Yang@gmail.com 很普通没问题,dyxx2839@gmail.com 看上去就不那么专业,asdf523423@qq.com 则像极了垃圾邮件。

邮箱名尽量用姓名、或缩写,并且要避免歧义(比如这个 Quora 回答里提到的 abigbutt@xxx.com),如果姓名已经被注册(比如 derekyang@gmail.com ),可以加个前缀或后缀(比如我的 Mr.Derek.Yang 或 derekyang2000)。

QQ.com 邮箱尤其需要注意,因为它默认会把你的 QQ 用户名设置为发件人姓名,我在公司经常会收到一些客户的邮件来自类似于 "欢型の小猪妹"<2355345345@qq.com>、甚至 "吥偠輕噫說愛※伱僦像①朶埖"<234234234@qq.com> 这样的邮箱,如果是求职的话这会显得非常不专业,很可能会留下负面印象,或者直接进到垃圾箱。

写封邮件有必要这么讲究吗?

我发到朋友圈之后,有人评论说没必要这么讲究。

这篇文章比较长,我花了比较多时间来写( 我的时间很贵!),原因是:

  1. 文章开头说了,我收到的很多邮件都有各种各样的问题。
  2. 一些牛人和高管写邮件可能不会、也没必要对格式很讲究,但是对于大部分学生和职场新人来说,本来就没什么拿得出手的经历,如果大事做不了、小事又不愿意花心思做好,请问你如何脱颖而出?
  3. 养成习惯之后,我上面提到的大部分讲究其实顺理成章,根本不用费心思。打个比方来说:中国很多司机嫌系安全带麻烦,淘宝上甚至有很多小工具售卖,插到安全带系扣里可以欺骗车载电脑、让它不再发出警告;而我开车十几年,早习惯了上车第一件事就是系安全带。偶尔在停车场内上下、不系安全带开几十米,肩膀上没有什么东西绑着,就跟裸奔一样浑身不自在。
  4. 撰写邮件的过程,跟作文考试、乃至古代科举考八股文一样,是思考和琢磨的过程。比如说多站在收件人角度考虑,这和日常人际交往的道理是一样的。不管是职场还是人生,都应该养成思考的习惯;思考越多,越有可能成功。
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One response to “如何写好一封邮件”

  1. […] 最近,网上关于“寒门再难出贵子”这个话题讨论得沸沸扬扬。空谈不如实干,Derrek 同学发布了旨在帮助寒门学子规划未来的“眼界计划”,这两天新发布了一篇<如何写好一封邮件>,对这个问题做了目前为止我见过的最为详尽的总结归纳,我读后收获不小,不知道作者是吃了多少亏才总结出这样一份经验教训表。这就是我虽然关注但不考虑加入眼界计划的原因:穷善其身,达济天下。我穷的叮当响,自己的未来都没有规划好呢。比如写邮件,我不一定知道如何写好,但我知道如何可以把信写糟糕。 […]

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